En México, al igual que en varios otros países como el Reino Unido (Commonwealth), Francia, España, Australia, Sudáfrica e Italia, entre otros, el Servicio Notarial Público es una licencia otorgada por la autoridad administrativa a un abogado que cumple con criterios específicos y requisitos legales para actuar en nombre del Gobierno.
Su función es presenciar oficialmente firmas, recibir declaraciones, redactar y certificar la validez y existencia de actos y documentos legales específicos. Bajo esta concesión, se asume la legalidad de esos documentos o copias (copias certificadas), derivada del hecho de que el documento fue ejecutado notarialmente.
Un documento ejecutado notarialmente contiene firmas autenticadas de quienes están autorizados o requeridos para firmarlo ante el Notario Público. El documento es luego firmado por el Notario que presenció las firmas, acompañado del sellado del sello oficial del Notario. Este sellado y firma constituyen la certificación. Dichos documentos tienen efectos legales y también se conocen como documentos certificados.
En México, todas las actividades y servicios notariales están fuertemente regulados por leyes específicas de servicios notariales estatales, así como por varias otras regulaciones adicionales o complementarias (federales y locales), incluidos los códigos fiscales y las leyes contra el lavado de dinero y penales. Uno de los principales requisitos para convertirse en Notario es que el candidato debe ser un abogado completamente licenciado en buenas condiciones con al menos cinco años de experiencia profesional acreditada.
Para algunos, el Notario Público es un abogado altamente especializado y un profesional altamente respetado y bien considerado que también debe aprobar el examen de servicios notariales. Por lo tanto, un Notario Público no puede dedicarse a otras actividades legales aparte de las notariales, excepto por trabajo académico y algunos trabajos pro bono.
Servicios Notariales Comunes
Algunos documentos deben ser ejecutados notarialmente por ley para producir efectos legales. En tales casos, un Notario debe redactar el documento, que luego se firma y se presencia en presencia del Notario. Estos documentos, conocidos como escrituras notariales, incluyen, entre otros, contratos prenupciales y postnupciales, escrituras de servidumbre, cesiones de usufructo, arrendamientos de bienes inmuebles, probaciones, escrituras de donación y bonos notariales. El Poder Notarial, las reuniones de accionistas y los libros corporativos que deben ser notariados por ley (actos corporativos).
También se requiere que el Notario mantenga un protocolo y registro de todos los documentos redactados y certificados ante él, archivados ante el Registro Público de la Propiedad y el Comercio o ante el Registro General Notarial de Bienes, como testamentos. Todas las copias son mantenidas de manera confidencial y segura por el Notario.
Además, el Notario recolecta e ingresa los impuestos y aranceles gubernamentales aplicables a esos actos, que son propiedad del cliente. Informan a las autoridades fiscales de todas las transacciones notariales ejecutadas en el Notario Público, incluidos los números de identificación fiscal de los participantes. En el caso de extranjeros, también se incluye su estado migratorio o de visa hasta la fecha de la Certificación Notarial.
Una particularidad del servicio notarial en México es que el Notario puede solicitar información adicional, documentos, etc., y / o puede rechazar el servicio si el servicio requerido o los documentos no cumplen con los estándares y requisitos legales, según sus criterios profesionales.
Certificación Notarial, Apostilla y Legalización
El Notario también proporciona servicios de certificación, apostilla y legalización, que incluyen certificación, autenticación y notarización de documentos para uso en países extranjeros.
La legalización de documentos implica sellar y firmar documentos oficiales con un Certificado de Apostilla para uso internacional, donde los países son parte del Convenio de La Haya. Alternativamente, para los países que no son parte del Convenio de La Haya, se utiliza un Certificado de Autenticación.
En algunos casos, los documentos apostillados del extranjero destinados a tener efecto legal en México pueden necesitar ser registrados adicionalmente en el Registro Público en México, como el Poder Notarial, para cumplir con los requisitos legales en México.
El servicio de Apostilla es proporcionado por el departamento de Estado y puede ser obtenido por la oficina del Notario como un servicio adicional, sujeto a una tarifa adicional además de las tarifas gubernamentales.
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